A projektgenerálás során kiválasztott projektötletek közül a projektgazda az általa  megvalósíthatónak és finanszírozhatónak ítélt projektötletekre vonatkozóan elkészítette a  projektterveket, és a tervezés során már válasz született az alábbi kérdésekre: 

• miért akarunk bármit is tenni – az átfogó és a rövidebb távú, konkrét célok  megfogalmazása,  
• mit akarunk elérni – a várható teljesítmények (outputok, eredmények, hatások,  következmények) kijelölése,  
• kiknek akarunk kedvezni – a végső kedvezményezettek, a célcsoport  meghatározása,  
• kivel kívánunk együttműködni – a partneri kör és azon belül a vezető  meghatározása,  
• mivel rendelkezünk a megvalósításhoz – a rendelkezésre álló inputok, erőforrások  (ember, idő, anyag, eszköz, természeti környezet, információ, tudás) felmérése,  • hogyan akarjuk elérni céljainkat – a tevékenységek, eljárások meghatározása,  • hol folytatjuk a fejlesztést – a régió, megye, kistérség, település meghatározása,  • mikor folytatjuk a tevékenységeket – a teljesítés egészéhez szükséges időtartam  meghatározása és ütemezése,  
• mennyiért lehet a kitőzött feladatokat elvégezni – a ráfordítások, költségek  bemérése,  
• miből fogjuk finanszírozni – a finanszírozási források (saját erő, külső, banki,  pályázati források) felmérése. 

A projekt-tervezés során (12. fejezet) többször is hangsúlyoztuk, sőt, alapelvként  fogalmaztuk meg azt, hogy a projektet nem a pályázat alapján kell megírni, nem a  pályázathoz írjuk a projektet. Mindazonáltal a projektötletek mérlegelésénél és főleg a  projekttervezés során már figyelembe kellett venni a projekt finanszírozhatóságának  kérdését is. Ha a projektünket sikerült összhangba hozni valamelyik pályázati kiírással,  vagyis a projektcél a pályázati céllal megegyező (nem pedig a pályázati célhoz igazított!), és  a pályázó jogosult pályázat benyújtására, elkezdődhet a pályázatírási folyamat.

A pályázatírás és a pályáztatás az elmúlt évtized során életünk részévé vált, és ma már  senki nem lepődik meg azon, ha valamilyen tevékenység pénzügyi fedezetének biztosítása  érdekében pályázatot kell valamilyen szervhez, illetve szervezethez benyújtania.

A  különböző fejlesztési források pályázati úton történő elosztása a rendszerváltás óta egyre  szélesebb körben terjed el Magyarországon, többek között az Európai Unió elvárásainak  megfelelően. A pályáztatás általános hazai gyakorlata megfelel az uniós elveknek és  versenyszabályoknak, azaz  
- minden piaci szereplő egyforma esélyekkel indul a fejlesztési támogatások vagy  alvállalkozói megbízások megszerzéséért, ajánlatot tesz a közbeszerzési  eljárásban;  
- a szabályozott és áttekinthető rendszer biztosítja, hogy a legalaposabban  előkészített, a pályáztató elvárásainak leginkább megfelelő pályázati, ajánlati  dokumentációk kerüljenek kiválasztásra, és a pályáztató megfelelő garanciákkal  rendelkezzen a tevékenységek költséghatékony, átlátható, az elvárt ütemezésnek  megfelelő megvalósítására.  

A pályázati rendszer tehát egyaránt szolgálja pályázó szervezetek és a pályáztató  érdekeit.  
A pályázatok meghatározó része a támogatások elosztására, illetve az alvállalkozók  kiválasztására irányuló pályázat (pl. tenderek), melynek jellegzetessége, hogy minden  nyertes pályázó a pályáztató „alvállalkozójává” válik. A különbség annyi a két rendszer  között, hogy a szolgáltatási tenderekre pályázó alvállalkozó-jelöltek mozgásterét erősen  behatárolja a tenderkiírás részét képező feladatspecifikáció, míg a fejlesztési  támogatásokra pályázó szervezetek a pályázati kiírás adta korlátokon belül szabadabb  mozgástérrel rendelkeznek a munkaprogram kialakítására, saját fejlesztési céljaik, érdekeik  érvényesítésére. A fejlesztési pályázatok esetén a pályáztató elsődleges célja közérdekű, a  társadalom meghatározott csoportjaira kedvező hatást gyakorló fejlesztések kiviteleztetése.  Éppen ezért a pályázás legfontosabb irányelve, hogy értsük meg a pályáztató céljait és  érdekeit, és úgy készítsük el a pályázati anyagot, hogy abból a bírálónak világosan átlátható  legyen, miként fogjuk projektünkkel szolgálni a pályáztató céljait.

A pályázati lehetőségekről, az egyes támogatási konstrukciókról, pályázati kiírásokról  elektronikusan áll rendelkezésre információ az NFÜ, az ágazatilag illetékes minisztérium  és a közreműködő szervezetek honlapján.

A közzétett pályázati kiírás tartalmazza  
- a pályázati felhívást és útmutatót, amely részletesen ismerteti a pályázati  feltételeket,  
- a pályázati adatlapot és annak kitöltési útmutatóját, a kitöltést segítő  számítógépes programot,  

A honlapokon szerepelnek azok a háttér-információk is, amelyek segítséget nyújtanak  a pályázónak a pályázat elkészítésében: így a közbeszerzésre, a fenntartható fejlődésre, az  esélyegyenlőségre, az ÁFA elszámolásra, a beruházások gazdaságossági számításainak  módszerére vonatkozó útmutatókat találunk a pályázóknak szánt információk között mindazokat az információkat

Pályázatot csak az arra rendszeresített nyomtatványon a pályázati adatlapon lehet  benyújtani, az előírt mellékletekkel együtt, az előírt példányszámban. . A pályázati kiírás és  útmutató gondosan követendő, mind az oldalak, mind pedig a mellékletek és egyéb  dokumentumok sorrendje szigorúan betartandó.  

A pályázat írásakor mindig törekedjünk a rövid és tömör megfogalmazásra. A benyújtandó  csomag legyen áttekinthető, tartalmilag tagolt és jól kezelhető. Az eredeti és másolati példányok  egyenként legyenek lefőzve. Fontos, hogy ügyeljünk a pályázati kiírásban foglaltak pontos  betartására, mert az ezektől való legkisebb eltérés is kizáró ok lehet – például a pályázatok  leadási határideje, mely általában a postai bélyegző dátumát veszik alapul. A pályázati  dokumentumokat a megfelelő helyeken a megfelelő személyek aláírásával kell ellátni. Ezen  formai és tartalmi elvárások szintén kiderülnek a pályázati kiírásból, ám ha mégsem lenne  egyértelmű, ajánlatos megkeresni a pályáztató szervezet munkatársait, és segítséget kérni.  

Tekintsük át legfontosabb „formai” tanácsokat a pályázat elkészítésre vonatkozóan:  • szellős, áttekinthető elrendezés;
 
• jól strukturált, tagolt szöveg;  
• világos, érthető írásmód, rövid, tömör fogalmazás;
• figyelemfelkeltő és tartalmat jól tükröző cím;  
• logikus felépítés, világos gondolatmenet;  
• olvashatóság (betőtípus/méret);  
• kötés/főzés megléte;  
• speciális szakkifejezések lehetőség szerinti mellőzése;  
• visszafogottság, konkrétság.  
A pályázat elkészítését követően az alábbiakat érdemes még egyszer leellenőrizni:  • a szükséges aláírások megvannak-e;  
• a szükséges mellékleteket csatoltuk-e;  
• ellenőrizzük le, hogy minden kérdésre válaszoltunk-e, illetve minden rubrikát  kitöltöttünk-e;  
• a pályázati kiírás szerint mi és a partner szervezetek jogosultak vagyunk a pályázat  beadására;  
• betartottuk-e a költségvetésre vonatkozó előírásokat (arányok, max. és min.  összeg);  
• csak a támogatható tevékenységekre kértünk-e támogatást.  

A Nemzeti Fejlesztési Terv (NFT) által finanszírozott támogatást csak akkor kaphatunk, ha projektünk az NFT-ben megjelölt célt szolgál. Ezért első lépésként mindenképpen meg kell győződni arról, hogy a projekt hozzájárul a pályázati felhívásban meghatározott cél megvalósításához, a projekt jellege összhangban áll a pályázati felhívás keretében támogatandó egyik vagy több tevékenységgel, valamint a pályázó a pályázati felhívás keretében támogatható típusú. E jogosultsági kritériumok teljesülése esetén érdemes pályázni. A pályázatban egyértelműen meg kell jelölni, hogy melyik támogatási konstrukcióra pályázunk. A pályázó akkor jár el a leghelyesebben, ha a kitöltéséhez egyszerűen átmásolja kiválasztott pályázati felhívásban szereplő intézkedés címét és számát. Fontos, hogy ebben a pontban csak egy kapcsolódó pályázati felhívást lehet választani. 2007-től az elektronikusan kitöltendő pályázati adatlapok ezt az információt már automatikusan tartalmazzák.

A projekttervek mindig szöveges azonosítóval, vagyis címmel indulnak. A projekt címe  lehetőség szerint legyen rövid, tömör, és álljon összhangban a projekt tartalmával, emellett  legyen figyelemfelkeltő. A jó cím fontos az azonosíthatóság szempontjából is. Nem  elhanyagolható szempont, hogy később az értékeléssel megbízott szakértő a projektgazda  terveivel kapcsolatban a cím alapján szerzi az első benyomást. Lehetőség szerint kerülni  kell a szakszerűtlen, körülményes, vagy megtévesztő cím használatát, és mindenképpen  törekedjünk a rövid, frappáns megfogalmazásokra.  

A tervezett projekt végleges címe általában nem a projekttervezés első fázisában  születik meg, hanem a pályázat elkészítésének valamelyik további szakaszában, de már az  első megbeszélésen érdemes meghatározni egy hozzávetőleges címet, amelynek a tartalmi  elemeit és a potenciálisan felhasználható kulcsszavait érdemes írásban is rögzíteni. Ezt  követően lehetőség szerint minden találkozáskor a pályázat készítésében résztvevő összes  munkatárs álljon elő néhány projektcím-javaslattal, melyekből néhány külső kolléga  véleményét is figyelembe véve válasszuk ki a végleges verziót.

Ebben a pontban azt a települést/helyszínt kell föltüntetni, ahol a projekt megvalósul. Amennyiben ennek eldöntése, értelmezése problémát okoz (pl. a projekt több helyszínen valósul meg), akkor a megvalósulás elsődleges, legfontosabb helyszínét vagy a pályázó székhelyét kell megadni.

Magyarország a csatlakozást követően az első NFT-ben a 2004-2006-os időszakra eső  európai uniós forrásokat használhatja fel, melyeket legkésőbb 2008. végéig el kell költeni.  A benyújtott projekteknek illeszkedniük kell ezen határidőkhöz, azaz megvalósításuknak  2004-2006 között meg kell kezdődnie és legkésőbb 2008. végéig pénzügyileg is le kell  záródnia. Ez az úgynevezett n+2 szabály, vagyis a projekt megvalósulását követő második  év végig a projekt pénzügyi elszámolásának is meg kell történnie

A projektmegvalósítás kezdeti időpontjának meghatározásánál tekintettel kell lenni  arra is, hogy a pályázat értékelése, elbírálása, valamint a támogatási szerződés megkötése  várhatóan mintegy 3-4 hónapot, esetenként ennél is többet vesz igénybe. A projekt  befejezési időpontjának meghatározásakor gondolnunk kell arra, hogy a közösségi és hazai  központi költségvetési források felhasználásának szabályozása a projektek gyors  megvalósítását teszik szükségessé.  

Annak ellenére, hogy a pályázatban általában csak a projekt kezdetének és  befejezésének időpontját kell megadni, érdemes ennél pontosabb időbeni ütemezést  készíteni. Az időbeni ütemezést érdemes táblázatban is összefoglalni (ld. a 12. fejezetben a  Gantt-diagrammot), melyben – például havi, vagy negyedévi bontásban – meghatározzák  az egyes tevékenységek időbeliségét (Tevékenység háló), bejelölhetőek benne a  legfontosabb indikátorok, számszerűsítik az egyes komponensek, szerződések és a  tervezett kifizetések értékét. Ez a táblázat ugyanakkor kiválóan alkalmas a projektünk  pénzügyi adatainak összegzésére és a projekt megvalósulásának nyomon követésére is. 

Ebben a pontban a projektünk céljait, tevékenységeit és elvárt eredményeit kell rövid,  tömör formában összefoglalni. A tömör fogalmazás során figyeljünk arra, hogy  szakszerűek, de egyben közérthetőek legyünk. Tekintettel arra, hogy az elképzelésünkről a  megbízott értékelők ennek a résznek az olvasásakor kapnak először képet a projekt  tartalmáról, tegyük világossá, hogy tervünk mely fő elemekből áll és milyen konkrét  eredményt várunk a projekt céljainak teljesülésétől.
 
Amennyiben a projektünket jól előkészítettük, nem lesz nehéz szakmai  mondanivalónkat logikus szerkezetben, meggyőzően érvelve bemutatni. Praktikus  tanácsként javasoljuk, hogy – habár ez a pont általában a pályázatok elején szerepel –  megírása a pályázat elkészítésének lehetőleg a legutolsó mozzanata legyen. 

Az itt szereplő alpontokban a pályázó adminisztratív adataival, szöveges és számszerű  azonosítóira vonatkozó kérdésekkel találkozunk. Az adatok nagyrészt nem igényelnek  magyarázatot és kitöltésük rutinszerűnek tűnik, hibázni azonban itt is lehet.

Két alpontot érdemes kiemelni:  
1. Alapítás éve: A pályázat benyújtásának időpontjában a pályázó szervezetnek  jogerősen bejegyzett/nyilvántartásba vett szervezetnek kell lennie. Az  önkormányzatoknak az alakuló ülés évét kell szerepeltetniük itt.  

2. Kapcsolattartó személy: ebben a pontban azt a munkatársat kell megjelölni – legyen  az külső vagy belső munkatárs -, aki a projekt megvalósításáért közvetlenül felelős  lesz. Ennek előfeltétele, hogy a kapcsolattartó személy a pályázandó projekt  vonatkozásában megfelelő szakmai felkészültséggel rendelkezzen és a  projektmegvalósítás egész folyamatában kellő mértékben részt tudjon venni.

Ebben a részben a pályázó szervezet legfőbb tevékenységeinek ismertetése, ezek rövid hátterének és történetének bemutatására kerül sor, továbbá meg kell jeleníteni a legfőbb tevékenységek mennyiségi és minőségi jellemzőit is. Szerencsés az a helyzet, ha a pályázó által benyújtott projektjavaslatban (pályázatban) szereplő tevékenységek megegyeznek, vagy kapcsolódnak a jelenlegiekhez. (Önkormányzat esetén egy szociális pályázatnál például előny, ha a település vezetése korábban már hajtott végre szociális jellegű intézkedéseket, vagy végzett ilyen beruházásokat.)

Igen, meg kell jelölni, mert a projekt végrehajtása szempontjából kulcsfontosságú,  hogy a pályázó milyen emberi erőforrásokat tud a projekt rendelkezésére bocsátani.  Ismertetnünk kell, hogy a támogatás elnyerése esetén milyen szakembereket tudunk a  projekt végrehajtásába bevonni. A projektünk megvalósítása folyamatos vezetői  döntéseket igényel, ezért a megvalósítás folyamatának szervezeti vonatkozásait illetően  célszerű a döntéshozó/vezető és a kijelölt projektmenedzser közötti közvetlen kapcsolatot létrehozni és ezt megjeleníteni.

A projekt sikeres megvalósításában kiemelten  fontos a megfelelő tapasztalattal rendelkező szakemberek aktív közreműködése a  projektgazda (és szükség esetén partnerei) részéről. Szerencsés a helyzet, ha a megjelölt  vezető, illetve projektmenedzser rendelkezik projektvezetési tapasztalatokkal, és ez már a  pályázati dokumentáció előző pontjaiból is kiderül.

Amikor a humán erőforrás részt ismertetjük, célszerű nem csak egyszerűen a szereplők  neveit megadni – a szereplők puszta felsorolása nem elég –, hanem a szakmai  kompetenciákat, jelenlegi munkaköröket és beosztásokat is ismertetni kell, nem  feledkezve meg arról sem, hogy az illető személy normál munkaidejének mekkora  részében (hány százalékában) fog tudni a projekt rendelkezésére állni. Ezeken túlmenően  a projekt végrehajtása során jelentkező főbb feladatokat is érdemes személyekhez kötni,  írjuk tehát le, hogy a projekt szereplőit ki fogja koordinálni, ki a projekt menedzsere, ki  milyen területért, tevékenységért felelős, és ne feledjük, hogy a legfontosabb szereplők  részvételét a projekt tervezése és megvalósítása során végig biztosítani kell. Gyakorlati  szempontból a projektvezetés szervezetének a meghatározása egyet jelent a gyors és  legitim döntéshozatal intézményi kereteinek megteremtésével. 

Ennél a pontnál röviden írjuk le, hogy mi projektünk kiinduló környezetének  (település/térség/régió) gazdasági-társadalmi jellemzője, és hogy ezt a környezetet miért  és milyen irányba kell megváltoztatni. A projekt indoklásának kifejtésekor figyelembe kell  venni minden, a projekt szempontjából fontos tényezőt. Ilyen a projekt előzményeinek  valamint a jelenlegi helyzet kialakulásához vezető fejlemények bemutatása.
 
Ismertessük, hogy milyen problémá(ka)t, fejlesztési szükséglete(ke)t kívánunk a projekt  segítségével megoldani! Ha a projekt valamely a térségben vagy a szervezetben meglévő  adottságra épül, mutassuk be azt az adottságot, foglaljuk össze, melyek azok a tényezők,  amelyek eddig akadályozták az adottság kiaknázását! Amennyire lehetséges,  támaszkodjunk a projekt célkitűzéseit megalapozó kutatásokra (pl. problémaelemzés,  SWOT analízis), felmérésekre, statisztikákra és az ezek alapján született tanulmányokra és  ne felejtsünk el ezekre pontosan hivatkozni is (szerző(k), kiadó/szervezet, idő, elérhetőség  stb.).
 
Gondoljunk arra, hogy mindig hitelesebb egy probléma, illetve szükséglet  meghatározása, ha azt nem csak mi, a pályázók, hanem a projekt célcsoportja, független  szakértők és illetékes szervezetek (pl. KSH, AKŐŐ, GKŐ, stb.) is így látják és ezt  dokumentálták is az elmúlt időszakban.

A projekt céljának meghatározásához elsősorban az indokoltság során felvázolt  problémákból és szükségletekből kell kiindulnunk. Minden projekt esetében  meghatározható egy hosszabb távú, általános cél és egy rövid távú, konkrét cél, mely  rendelkezésünkre áll abban az esetben, ha készítettünk logframe (logikai keret) mátrixot a  pályázat elkészítését megelőzően, illetve annak részeként.  
A hosszabb távú, általános cél az a távlati cél, amelyhez a projekt megvalósításával  hozzá kíván járulni.

Ugyanakkor ezen távlati cél megvalósulása már kívül esik a projekt  időkeretein, illetve a megvalósulást a projektünk sikere mellett számos más tényező  befolyásolhatja. Ilyen általános, távlati cél lehet például adott térségben a jövedelemszint  növelése, a foglalkoztatottsági színvonal vagy a képzettségi szint javítása. A célok  irányulhatnak problémák megoldására (pl. a munkanélküliség vagy a szegénység  csökkentésére), de akár valamely eddig kihasználatlan adottság, erősség kibontakoztatására  (pl. a jó turisztikai adottságok kiaknázására).  

A rövid távú, konkrét cél az a cél, amelyet a projektünk megvalósításával közvetlenül  el fog érni, pl. új termékek, szolgáltatások, eljárások, módszerek bevezetése. Bármi is a  projekt célja, törekednünk kell a pontos, tömör megfogalmazásra, és amennyiben  lehetséges ne csak valaminek a növekedését, csökkentését tűzzük ki célul, hanem  határozzuk meg a csökkenés, növekedés elvárt mértékét is (pl. százalékban kifejezve).  Amennyiben több célt fogalmazunk meg, ügyeljünk rá, hogy azok egymással összhangban  álljanak, egymást erősítsék.
 
A pályázatok talán leggyakoribb hibája az, hogy a leírásban csak a problémák és célok  általános jellemzése szerepel, és a pályázó nem árulja el – talán még maga sem tudja –  hogy a kért támogatásból mit, miért, mikor, kinek és hogyan akar megvalósítani.

A célcsoport kifejezés alatt a pályázat esetében mindazokat értjük, akik a projekt  eredményének kedvezményezettjei: meghatározásánál egyaránt ki kell térni a mennyiségi  és minőségi paraméterekre, vagyis be kell mutatni azon szervezetek és/vagy személyek  körét, és számszerű nagyságát (pl. fő, szervezet stb.) akik/amelyek helyzetét a projekt elő  kívánja mozdítani. Ki kell térni arra is, hogy ezen szervezetek, személyek számára miért  szükséges a projekt megvalósítása.  

Ne feledjük, hogy a legtöbb projektben nem csak közvetlen, hanem közvetett  célcsoport is meghatározható, így ezek számszerűsítése is elengedhetetlen. Ideális esetben  a közvetlen és közvetett célcsoportok egymással „piramisszerű” hierarchiát alkotnak  például ilyen az az eset, ha olyan „képzők képzése” folyik, akik a projekt végrehajtása  során szerzett tudást olyan nagyobb létszámú csoportoknak adják át, akik ezt még  szélesebb körben fogják teríteni. Soha ne feledjük, hogy a projekt költséghatékonyságának  egyik fokmérője a célcsoportegységre jutó projektköltségvetés, amit pl. képzési jellegű  projekteknél maximalizálni is szoktak.    

A projekt tartalmának, az egyes tevékenységek bemutatásánál az első lépés a jelenlegi, kiinduló helyzetet bemutatása (pl. milyen tevékenységek történtek az eddigiekben, a fejlesztéshez szükséges elemek közül mi áll már rendelkezésre). Ezt követően azt is világosan meg kell mondanunk, hogy céljaink eléréshez milyen lépések vezetnek, vagyis le kell írni a projekt keretében elvégzendő legfontosabb tevékenységeket, amelyekhez támogatást szeretnénk igénybe venni. Ne feledkezzünk meg az elvégzett tevékenységek és elvárt főbb eredményeinek utalásszerű bemutatásáról sem (ezeket később a pályázat egy más pontjában részletesen is ki kell majd fejteni). A leírásból ki kell derülnie pontosan mennyi és milyen jellegű tevékenységet tervezünk. A tevékenységek leírásán túl mutassuk be azokat az elemeket és módszereket is, amelyek egyedivé vagy újszerűvé teszik a projektet.

A pályázati formanyomtatvány ezen pontja a projekt megvalósításának tervezett  költségvetésére, azaz a projekt méretének bemutatására is szolgál, kitöltése megadott  formátum – általában költségnemenként, évenkénti és tevékenységek szerinti bontásban –  szerint történik. Az itt bemutatott táblák alapja az a projektköltségvetés, amelyet a projekt  előkészítése során összeállítottunk. A tervezéskor figyelembe kell venni a vonatkozó  pályázati felhívás leírásánál a projektméretre, a maximális támogatási arányra és az  elszámolható költségek körére vonatkozó korlátozásokat. Csak olyan projektre érdemes  pályázni, ahol a várható megvalósítási költség egybeesik a felhívás esetében meghatározott  projekt mérettel, máskülönben projektünk az adott pályázati felhívás keretében nem lesz  támogatható.  

A projektfinanszírozás egyes forráselemeinek (a pályázó saját forrása, partnerek  hozzájárulása, bankhitel, igényelt támogatás, egyéb támogatás, illetve egyéb forrás)  rendelkezésre állását a pályázat benyújtásakor feltétlenül igazolni kell (a pályázat szükséges  mellékletei).  

A táblázat kitöltése általában értelemszerűen történik, de figyelmet kell fordítanunk az  egyik leggyakoribb hibalehetőségre, vagyis az összes költség és az összes forrás összege  közötti esetleges eltérésre. Jó tanács a költségvetés elkészítése során, hogy azt ne papíron  ceruzával és számológép segítségével készítsük el, hanem lehetőleg táblázatkezelő szoftver  (pl. Excel) használatával, amely azon kívül, hogy kisebb hibával terhelt, menet közben  könnyebben módosítható és akár több változat is lefuttatható vele. Érdemes átlagos  értékű fajlagos ráfordításokkal (pl. egy m2 költsége, 1 adminisztratív óra költsége,  1 mérnök munkanap költsége, egy oldal fénymásolási költsége, egy oldal tananyag  nyomdai költsége stb.) kalkulálni és ezekre „hivatkozni” a számolótáblák kitöltése során.

A „legjobb érték” megvalósulásának bemutatásánál igazolni kell a projekt  költséghatékonyságát, lehetőség szerint össze kell hasonlítani a költségeket, illetve az  igényelt támogatást az elvárt eredményekkel. Lehetőség szerint használjunk fajlagos  mennyiségi mutatókat (pl. építés esetén az egy négyzetméterre eső költség, képzés esetén  az egy résztvevőre eső költség stb.).  
Végezetül hangsúlyoznunk kell, hogy a táblázatba beírt számok pénzügyi  kötelezettségvállalást jelentenek. A pályázati formanyomtatvány ugyan még nem  szerződés, de a beígért társfinanszírozásról a projektgazdának gondoskodnia kell. Ha a  pályázó ennek a kötelezettségének nem tesz eleget, úgy a végrehajtás során bajba is  kerülhet, legrosszabb esetben el is veszítheti az EU támogatást. Ezért eleve csak olyan  forrást szerepeltessünk, melyre megbízható kötelezettségvállalás van.  
Az elektronikus pályázati adatlap kitöltő program nagy segítséget nyújt a pályázat  elkészítésében azzal, hogy a táblázatokban felkínálja a kitöltendő helyeket, és  meghatározott egyezőségi követelmények nem teljesülése esetén hibaüzenettel hívja fel a  figyelmet a szükséges javításokra.

Az EU támogatási projekteknek garantált eredménnyel kell járniuk és az eredményeket  pedig tudni kell mérni. Minden projekt eredménye mérhető valamilyen mutató  segítségével, erre szolgálnak az indikátorok vagyis a mérőszámok (például megépített út  km-ben, lebonyolított képzések száma, a képzésen oktatott emberek száma, felújított  turisztikai látványosságok száma). Minden célhoz keresnünk kell egy indikátort. Ha ez  nem sikerül, akkor magát a célt kell átfogalmaznunk.  

Például nem jó indikátor az, hogy pl. „új munkahelyek jönnek létre”, vagy hogy „új  utak épülnek”. Ehelyett határozzuk meg, hogy „az adott körzetben (a projekt végére) a  munkanélküliségi ráta valahány százalékkal csökken”. Legkönnyebb a dolgunk akkor, ha  az adott mérőszámot valamely megbízható és rendszeres statisztika tartalmazza.  Lehetőség szerint mindig jelöljük meg az indikátorok forrását is, mely szintén nem ütközik  nehézségbe, ha a pályázatíró csapat rendelkezik egy elkészített logframe mátrixszal.  

Ezen felül ügyeljünk arra is, hogy számszerűsíthető legyen a fizikailag mérhető  eredmény közvetlen hatása a célcsoportra/haszonélvezőkre (pl. a megépített útnak

köszönhetően x perccel lerövidül az utazási idő, a képzésnek köszönhetően a résztvevők  közül x százalék munkát kap, a turisztikai látványosság felújításának következtében a  látogatók száma x-ről y-ra nő). A számszerűsíthető eredmények között minden esetben  tüntessük fel a teremtett és a megőrzött munkahelyek tervezett számát.  

A pályázati felhívás a legtöbb esetben tartalmaz indikátorokat, mint olyan  számszerűsíthető eredményeket, amelyeket minden projektnek el kell érnie, vagy amelynek  meg kell felelnie. Ebben az esetben újabb indikátort a pályázónak már nem kell keresnie.

Igen, feltétlenül utalni kell rá. A projekt regionális, illetve ágazati hatásának  bemutatásakor a projekt tágabb gazdasági és társadalmi környezetében várható – lehetőleg  pozitív – hatásokat mutassuk be (pl. a projekt megvalósításának köszönhetően további  fejlesztések indulnak a régióban, az új technológia bevezetését követően a gesztor  szervezettel integrációs kapcsolatban lévő KKV-k is hozzájuthatnak az új technológia  egyes elemeihez stb.).  

Fontos-e, hogy az adott projekt kapcsolódjon más projektekhez?  Igen, rendkívül fontos, és itt kell megjelölni a projekthez kapcsolódó további – a  Nemzeti Fejlesztési Terv keretében – benyújtott/benyújtani tervezett projektek címét és  rövid leírását. A kapcsolódó projekt lehet az önkormányzat által, és lehet más  projektgazda által benyújtott projekt is, lehet ugyanazon Operatív Program, illetve lehet  más Operatív Program pályázati felhívására benyújtott projekt.  

Ki kell fejteni a benyújtott projekt és a kapcsolódó projekt közötti kapcsolódási  pontokat. (Hasonló vagy egymást kiegészítő célok, célcsoportok, tevékenységek, várt  eredmények. Például közös cél lehet a térség turizmusának fellendítése, melyhez több,  különböző projektgazda által benyújtott, egymást kiegészítő projekt is hozzájárulhat. Egy  útépítési projekthez kapcsolódhat például közmunkaprogram a térségben.) Feltétlenül  írjuk le, ha projektünk megkezdésének feltétele, hogy egy másik projekt sikeresen  befejeződjön.  

A Nemzeti Fejlesztési Terv minden intézkedése során a következő horizontális  szempontokat kell tekintetbe venni az intézkedés keretében megvalósítandó projektnek:  - biztosítania kell az esélyegyenlőség érvényesülését,  
- meg kell felelnie a fenntartható fejlődés követelményeinek.  

A kérdések megválaszolása során figyeljünk arra, hogy ne általános jellegű választ  adjunk, hanem konkrétan határozzuk meg, hogy mi lesz a projekt hatása a horizontális  célkitűzések megvalósítása terén. Természetesen lehetnek olyan projektek, amelyek  közvetlenül nem hatnak egyik vagy másik horizontális célkitűzés megvalósítására.  Amennyiben ez így van, ezt részletesen indokolni kell. Egyúttal, ha az adott pillanatban  nincs közvetlen kapcsolat a projekt és a horizontális célkitűzés között, úgy érdemes  végiggondolni és ismertetni, hogy milyen módon lehetne a projektet olyan módon  kiterjeszteni vagy továbbfejleszteni, hogy az a horizontális célkitűzés megvalósításához  érdemben hozzájárulhasson.  

Az Európai Unióban alapvető követelmény a nemek, illetve a hátrányos helyzetű  csoportok esélyegyenlőségének a biztosítása, ezért minden pályázónak nyilatkoznia kell  arról, hogy munkatársai megválasztásánál és előmenetelénél, a képzési lehetőségek és az  anyagi források elosztásánál nemek és egyéb szempontok szerinti diszkriminációt nem  alkalmaz. Az előbbivel kapcsolatosan ebben a pontban fejtsük ki, hogy ezt az alapelvet  milyen módon fogja biztosítani a projekt megvalósítása során. Nyilatkozzunk arról, hogy :  
• a projekt előkészítése és megvalósítása során hogyan vesszük figyelembe a nők,  illetve a hátrányos helyzetű társadalmi csoportok tagjainak igényeit és érdekeit,  • hogyan biztosítjuk azt, hogy a munkafolyamatokban a nők, illetve a hátrányos  helyzetű társadalmi csoportok tagjai képességük szerint részt vehessenek,  • hogyan garantáljuk, hogy a projekt eredményeiből a nők, illetve a hátrányos  helyzetű társadalmi csoportok tagjai is részesülhessenek.

A fenntartható fejlődés vonatkozásában a projekttel kapcsolatos minimum  követelmény, hogy a lehető legkisebb negatív hatást gyakorolja a környezeti állapotokra.  További elvárás, hogy a projekt ösztönözze, javítsa a rendelkezésre álló erőforrások  hatékony kihasználását. Egyrészt nem ronthatja a környezet állapotát, másrészt az  építkezések és beszerzések során teljes mértékben be kell tartani az Unióban – tehát nem  csak a magyar szabályozás szerint – érvényes környezetvédelmi normákat.  

E követelmények teljesítését természetesen a formanyomtatványhoz csatoltan,  megfelelő formában, környezetvédelmi hatástanulmánnyal kell igazolni. Nyilatkoznunk  kell tehát arról, hogy a szükséges hatástanulmány elkészült-e már, és ha igen, hol férhető  hozzá. Végezetül, röviden írjuk le, hogy pl. egy beruházás miként felel meg a fenti  feltételeknek, illetve feltétlenül térjünk ki arra, ha a projekt túl is mutat ezeken a  feltételeken, ill. részletezzük ennek mikéntjét! Informatikai vagy nem beruházás jellegű  projektek esetében a környezetvédelmi szempontok általában nem értelmezhetőek. Ha  nincs környezeti hatás, akkor erőnek erejével nem kell „keresni”.

Igen, ki kell térni, mivel valamennyi projekt megvalósítása bizonyos kockázatokkal,  akadályokkal jár, amelyek jelentős része elkerülhető vagy megoldható, amennyiben ezek  ismeretesek a projektet megvalósítók számára. A projekt tervezői, menedzserei azonban  legtöbbször nem ellenőrizhetik, vagy befolyásolhatják a terveik szempontjából fontos  összes tényezőt.

Emellett feltehetőleg nem vállalkozhatnak arra, hogy egy-egy összetett  probléma valamennyi elemét egyszerre kezeljék. Ezért óhatatlanul lesznek olyan elemek,  melyeket külső, akadályozó vagy kockázati tényezőként kell figyelembe venniük.  A fenti kérdés célja, hogy a pályázat értékelői meggyőződhessenek róla, hogy alaposan  átgondoltuk a projekt megvalósításának folyamatát, elemeztük a lehetséges akadályokat,  kockázati tényezőket és konkrét elképzelésekkel rendelkezünk a megoldást illetően. Ennek  érdekében értékelnünk kell, hogy a feltárt kockázatok bekövetkezésének mekkora a  valószínősége, illetve bekövetkezésük esetén mekkora a hatásuk (pl.  magas/közepes/alacsony). Röviden írjuk le, hogy milyen erőfeszítéseket teszünk az egyes  kockázatok kezelésére, csökkentésére.  

Beruházási projektek esetében a projekt megvalósítását gyakran akadályozzák a  rendezetlen tulajdonviszonyok. Mindenképpen mutassuk be, hogy a megvalósítás

helyszínére vonatkozóan a tulajdoni kérdések már rendezettek-e (pl. a projektgazda  tulajdonában van-e az ingatlan, melyen a projekt megvalósításra kerül majd). Feltéve, hogy  a tulajdonviszonyok rendezettek, be kell számolnunk a tulajdonos személyéről/a  tulajdonosok köréről is. Amennyiben a tulajdonviszonyok még nem rendezettek, térjünk  ki arra, hogy milyen lépések történtek rendezésük érdekében, esetlegesen milyen  akadályok merülnek fel és azok rendezése milyen időtávon oldható meg.

A fenntarthatóság annyit tesz, hogy a tervbe vett beruházásnak a projekt élettartamán  túl is működőképesnek kell maradnia, és biztosítani kell a célcsoport számára hosszabb  távon az eredményeket. A pályázónak ezért nyilatkozni kell arról, hogy a szükséges  működési költségek hosszú távon biztosítottak, a beruházás teljesíti az EU összes  vonatkozó előírását, és nincsenek negatív környezeti hatásai.  

Ebben a pontban azokat a tevékenységeket kell bemutatni, amelyek a támogatás  folyósítása után is folytatni kell. Fenntarthatósági tényezők lehetnek például: megfelelő  technológia, társadalmi-kulturális szempontok, intézményi és menedzsment kapacitás,  gazdasági és pénzügyi feltételek (pl. biztosított lesz-e a projekt keretében megépítendő  létesítmény üzemeltetése, működtetése; biztosított lesz-e a képzési program  lebonyolításához szükséges oktatók rendelkezésre állása, a projekt keretében elkészített  tananyag eljut-e majd a képzésbe be nem vont, de a célcsoportba tartozó  egyénekhez/szervezetekhez).   

A projekt sikeres megvalósításának előfeltétele, hogy a munkafolyamatokba a  projektben érdekelt partnerszervezetek tevékenyen bekapcsolódjanak. Illeszkedve a  partnerség korábban tárgyalt alapelvéhez, a partnerszervezetek meghatározásakor számba  kell venni mindazon szervezeteket, akik segítő támogatása vagy aktív közreműködése szükséges a projekt megvalósításához.

A közös gondolkodás és tervezés érdekében  célszerű, ha az adott pályázat elkészítésében a pályázó partnerszervezetei is hatékonyan  közreműködnek. Egyúttal fontos megemlíteni, hogy nem tartoznak partnerszervezetek  közé azok a szervezetek/cégek, amelyek a projekt megvalósításának szakaszában  kivitelezőként, szállítóként fognak közreműködni. A tiszta verseny követelményének megfelelően az a szervezet/cég, amely részt vett egy projekt előkészítésében, nem vehet  részt a megvalósítás keretébe tartozó közbeszerzésekben.  

Ebben a részben szövegesen is ki kell fejteni, hogy milyen módon tervezzük a  partnerekkel az együttműködést. Amennyiben partnereinkkel az együttműködés kereteit  már rögzítettük, pl. konzorciális/együttműködési megállapodásban, ennek a  megállapodásnak főbb pontjait is soroljuk fel.  

Az egyik legapróbb, ámde annál fontosabb részlet, a kitöltött és kinyomtatott pályázati formanyomtatványt az arra jogosult vezető(k)nek aláírni. A formanyomtatvány kitöltését követően írjuk, illetve írassuk alá a pályázati formanyomtatvány végén található nyilatkozatot, továbbá – a hitelesítés érdekében – kék tintával szignálni kell a pályázati formanyomtatvány minden oldalát is. Ne feledkezzünk meg arról, hogy a cégszerű aláírásnak általában része a szervezet által használt pecsét is. Elektronikusan kitöltött pályázati adatlap esetén azon az elektronikus aláírás is szerepelhet, ha ez nem biztosított, úgy kinyomtatva és aláírva kell a pályázatot benyújtani.

Mielőtt a pályázati adatlap kitöltéséhez hozzáfogunk, meg kell győződnünk róla, hogy  a pályázat benyújtásának minden technikai követelményével tisztában vagyunk: ismerjük a pályázati alapdokumentumokat (pályázati felhívás/kiírás, pályázati útmutató, prioritások),  és birtokunkban van az adatlap kitöltéséhez szükséges útmutató is.

A legtöbb pályáztató  szervezet komoly hangsúlyt fektet a formai követelmények meglétére, és amennyiben  figyelmetlenség vagy nem kellő tájékozottság folytán hibásan nyújtjuk be a pályázatot,  könnyen előfordulhat, hogy az nem kerül tartalmi bírálatra – vagyis érdemi vizsgálat nélkül  elutasítják. A pályázati űrlap kitöltésével azonban nem maradunk teljesen magunkra,  hiszen a legtöbb pályáztató szervezet konzultációs lehetőséget biztosít pályázói számára –  arra az esetre, ha a nyomtatott tájékoztató anyagok nem nyújtanának elegendő segítséget.  

Számos probléma lehetséges, melyek közül a legfontosabbakat emeljük ki:  - a „1.0.” készültségi fokot eltérően értelmezik a pályázatok kiírói,  - a számviteli előírásokhoz képest eltérő értelmezések vannak, hogy mi számít a  támogatás vetítési alapjába,  
- számos kormányrendeletnek és pályázati útmutatónak kell megfelelni,  - közbeszerzési előírások vannak, amit nem egyértelműen értelmeznek a  pályázatok kiírói,  
- a pályázatok benyújtásához minden előírt feltételnek rendelkezésre kellene állni  (biztosíték, ajánlatok, szakhatósági engedélyek, pénzügyi feltételek, piaci  megalapozottság stb.), holott ezek egy része később keletkezik,  
- a beruházás megvalósítása során bekövetkező változásokat nehéz kezelni és  átvezetni a pályázati dokumentációkban és a szerződésekben,  
- számos olyan pályázati kiírás van, amely csak rövid ideig létezik és ezekre igen  gyorsan kell a pályázatot kidolgozni.  

A pályázati rendszerek működtetése általában meglehetősen merev szabályok szerint  történik, a pályázati feltételrendszer nem követi a beruházási és fejlesztési gyakorlatot. A  pályázati hivatalok ugyanis azt feltételezik, hogy a pályázatban bemutatott fejlesztés  azonos lesz azzal, amelyről a pályázó elszámolást készít.  

Ez azonban az esetek több mint 90%-ánál nem így van, ezért többszöri személyes és  írásos egyeztetés sorozat szükséges a következő témákban:
 
- a pályázatban leírthoz képest a helyszíni szemlén tapasztalt eltérések  elfogadtatása,  
- a helyszíni szemlén tapasztalt beruházási jellemzőkhöz képest a szerződésbe  foglalható beruházási jellemzők elfogadtatása,  
- a szerződésben foglalt beruházási jellemzőkhöz képest a teljesítési  dokumentációban lévő eltérések elfogadtatása.  
Jellemző a jó pályázatokra, hogy egyidejűleg elégíti ki valamennyi kormányzati hivatal  pályázati előírásait, egyidejűleg összehangolt formában és tartalommal kell azokat  benyújtani a hivatalokhoz.  

A jó pályázat nemcsak az előírt nyomtatványok kitöltéséből áll, hanem esetenként  több, előírt mellékletből is, amelyek alátámasztják a pályázó és a projekt jogosultságát,  alkalmasságát a projekt megvalósítására, illetve igazolják a projekt illeszkedését a pályázati  célkitűzésekhez, részletesen bemutatva pl. a megvalósítási lehetőségeket és feltételeket

A Strukturális Alapok működtetésének közel 30 éve alatt a támogatás reményében beérkező projekttervek számtalan, az Alapok felhasználásának hatékonyságát és hatásosságát veszélyeztető hibát, ill. ezek alapján sikerkritériumokat tudtak azonosítani. Ezek elemzésével kristályosodott ki a projektekkel szembeni három legfontosabb követelmény: a relevancia, a megvalósíthatóság és a fenntarthatóság.

A projekt releváns, ha kapcsolódik az ágazati, a nemzeti és az uniós célokhoz,  másrészről részletes problémaelemzéssel feltárt valós, a kedvezményezettek igényeivel is  találkozó szükségleteket elégít ki és a célok nyilvánvalóan a célcsoport javát szolgálják.  
A leggyakrabban előforduló és a relevanciát veszélyeztető hibák az alábbiak: a) Zavaros stratégiai keretek: nem világos, hogy a projekt hogyan kapcsolódik a szélesebb  érdeket hordozó térségi vagy ágazati programokhoz, valamint nem határozható  meg pontosan a projekt konkrét célja által szolgált stratégiai cél.

Ekkor a projekt  elszigetelt marad, nem garantált, hogy valóban a térségi vagy ágazati prioritásokat viszi előbbre és nem valami mellékvágányon, netán a stratégiai célokkal ellentétes  úton indul-e el.  
b) Kínálat-vezéreltség: a projekt nem valós szükségleteket elégít ki, hanem csupán a  pályázati felhívásban kirajzolódó lehetőségre, a támogatás öncélú megszerzésére  reagál.  
c) Tevékenység-orientált tervezés: a tervezés során szem elől veszítik a célokat és csak a  tevékenységekre összpontosítanak. Ezzel a tervezés öncélúvá, sehova nem vezetővé  teheti a projektet és az erőforrások pazarlásához, működésképtelen projekthez  vezet.  
d) Kedvezményezettek igényeinek figyelmen kívül hagyása: valós szükségletekre épülő célok  esetén is a projekt elbukik, ha a célcsoport nem tud azonosulni vele, nem érzi azt  magáénak. Az azonosulást csak úgy lehet elérni, ha a tervezésben is részt vesznek a  kedvezményezettek, és lehetőségük van beépíteni a projektbe igényeiket,  szokásaikat. Így az előkészítés és a megvalósítás során fontos szerep jut a PR-nak.  

A pályázat elkészültével önellenőrzést végezve az alábbi kéréseket tehetjük fel a  relevanciával kapcsolatosan magunknak, illetve annak a „kívülálló személynek”, aki  elolvasta a pályázatunkat a beadást megelőzően:  
- A kedvezményezettek világosan meghatározottak?  
- A kedvezményezettek problémái lényegretörően vannak leírva?  - A problémaelemzés lényegretörően áttekintő?  
- Az általános célok rámutatnak, hogy projekt miért fontos a társadalom  számára?  
- A projekt célok a kedvezményezettek javát szolgálják?  
- Az eredmények iránti igényt sikerült bemutatni? 

A projekt megvalósítható, ha a célok reálisak, logikusak és mérhetőek, megvalósítók  figyelembe vették a szervezeti és pénzügyi képességeit, mérlegelték a kockázatokat és  kidolgozták az ezeket csökkentő intézkedéseket. Ugyancsak a projekt  megvalósíthatóságával függ össze az ütemezés, a munkamegosztás és a pénzügyi tervek egymással, valamint a célokkal és lehetőségekkel összhangban álló megtervezése és a  releváns célokra összpontosító monitoring kidolgozása. A leggyakrabban előforduló, a  megvalósíthatóságot veszélyeztető hibák:  

a) Gyenge helyzetelemzés: a háttér, a körülmények, a partnerek, a saját képességek és  lehetőségek részletes felmérésének, a kapcsolódó innovatív megoldások, más  példák ismeretének hiánya megakadályozza a helyzetnek leginkább megfelelő  módszertan kiválasztását, a projekt sikerét veszélyezteti.  
b) Váratlan kockázatok felmerülése: tisztában kell lennünk a megvalósulás sikerét  veszélyeztető tényezőkkel. Ezek a projekt megvalósulásához szükséges összes  feltétel és azok bekövetkezési valószínőségének meghatározásával tárhatók fel, majd  ismeretükben kidolgozhatók a „védekezés” szükséges lépései.  
c) Téves költségvetés, ütemezés vagy feladatmegosztás: általában a gyenge helyzetelemzésből  vagy a szakmai kompetenciák gyengeségéből következnek és végzetesen  kisiklathatják a megvalósítást.  
d) Pontatlan projektdokumentáció: a zökkenőmentes megvalósítás, majd a hiteles értékelés  és az eredmények népszerűsítésének záloga a gondosan vezetett, minden lényeges  szempontra és lépésre kiterjedő dokumentáció.  

Korábbi tapasztalatok beépülésének hiánya: a kockázatok jelentős mértékben  csökkenthetők, ha biztosított a korábbi tapasztalatok beépülése. Ez csak a  folyamatos monitoring és az értékelés segítségével érhető el.  

A pályázat elkészültével önellenőrzést végezve az alábbi kéréseket tehetjük fel a  megvalósíthatósággal kapcsolatosan magunknak, illetve annak a „kívülálló személynek”, aki  elolvasta a pályázatunkat a beadást megelőzően:  

- A projektcél közelebb fog vinni az általános célhoz?
- Az eredmények a célcsoport számára nyújtott szolgáltatásként vannak  meghatározva?  
- Teljesülnek a projektcélok, ha az eredmények megvalósulnak?  
- A források a mérhető célokkal arányban állnak?  
- Meghatározták a fontos külső feltételeket?
- Elfogadható a feltételezések megvalósítására tett próbálkozás?  
- A megvalósító képes lesz a projektet megvalósítani? 

A projekt fenntartható, ha a célcsoport számára a megvalósulás során elért előnyök a  projekt támogatásának lezárulása után is megőrizhetők. Ehhez a projekttervezés során fel  kell tárni és mérlegelni a fenntarthatóságot befolyásoló tényezőket. A leggyakrabban  előforduló, a fenntarthatóságot veszélyeztető hibák:

a) Rövid távú gondolkodás: pusztán a projekt időszakára koncentrálva az eredmények  hamar veszélybe kerülhetnek. Azok a projektek a sikeresek, melyek működési  fázisát is átgondolták, a későbbi időszakok szempontjai is beépültek a fejlesztésbe.  
b) Bemérhetetlen hatások: már a projekt indulásakor tudnunk kell, hogy mire  számíthatunk a megvalósítás után; miben, milyen mértékű előrelépést tudunk így  elérni. Ezek ismerete nélkül sem a projekt jövője, sem a stratégiához való  illeszkedése nem értékelhető. A várható hatások mérlegelése nélkül a projekt  fenntartása közben azt, vagy a fejlesztés stratégiai céljait veszélyeztető  érdekellentétek, konfliktusok merülhetnek fel.  

A pályázat elkészültével önellenőrzést végezve az alábbi kéréseket tehetjük fel a  fenntarthatósággal kapcsolatosan magunknak, illetve annak a „kívülálló személynek”, aki elolvasta  a pályázatunkat a beadást megelőzően:  
- A projekt befejezése után a megfelelő hatóság támogatása biztosított?  - A technológia megfelel a helyi körülményeknek?  
- Megörződik az ökológiai környezet a projekt megvalósítása alatt és után?  - A kedvezményezettek megfelelő mértékben fogják birtokolni a projektet?  - A nőknek vagy más csoportoknak van lehetőség, hogy részesedjenek a  projekt előnyeiből?  
- A megvalósító szervezet képes a projekt után követni a változásokat?  - A pénzügyi és gazdasági elemzés megerősíti a projekt hatékonyságát,  hatásosságát, életképességét és relevanciáját?
 
Végül, ne feledjük, hogy a pályázat belépőjegy a projekt finanszírozásához.  Bizonyosodjunk meg arról, hogy a beadott pályázati űrlap valóban egyértelmű és világos,  valamint, hogy minden egyes kérdésre választ adtunk.

A strukturális alapokkal kapcsolatos pályázatok esetében a lebonyolító szervezet a  pályázati időszak alatt köteles lehetőséget biztosítani arra, hogy a támogatást igénylők  elektronikusan, vagy telefonon kérdéseket tegyenek fel, illetve azokra ésszerű határidőn  belül tájékoztatást kapjanak.  

Minden pályázó számára ajánlatos a kiíró szervezet által üzemeltetett honlapon a  „Gyakran Ismétlődő Kérdések” (GYIK) rovatot olvasni, mivel itt közzéteszik a  leggyakrabban előforduló kérdéseket és a rájuk adott hivatalos válaszokat. Gondoljunk  arra, hogy ha ellentmondások, vagy nehezen értelmezhető részek találhatók a pályázati  kiírásban vagy a kitöltési útmutatóban, akkor azt előbb utóbb mások is észreveszik és erre  a kiíró is reagálni fog. Ebben a rovatban gyors válaszokat találhatunk a leggyakoribb  kérdésekre, amivel esetenként több órás munkát, idegeskedést takaríthatunk meg és  esetleges félreértéseket tisztázhatunk minimális energia-ráfordítással.  

Az alábbiakban a NFÜ honlapján található kérdésekből és válaszokból válogattuk ki a  pályázati dokumentációra vonatkozó legfontosabb kérdéseket. A GYIK gyakran a  legaktuálisabb pályázati információforrás. 

Minden pályázati útmutatóban szerepel a csatolandó mellékletek listája, amely ezt  részletesen leírja.  
Milyen főbb lépéseket kell tenni a pályázat benyújtásáig?  

1. Definiáljuk projektünk célját, és a projekt keretében megvalósuló tevékenységeket.  Ezek alapján tájékozódjunk, hogy projektünk megvalósítására milyen támogatási  konstrukció keretében van lehetőség.  
- A kiválasztott pályázati felhívás alapján azonosítsuk, hogy az általunk  megvalósítani kívánt projekt megfelel-e a pályázatban meghatározott
alapkritériumoknak (a megvalósulás időtartama, földrajzi helye, a projekt mérete,  a minimális önrész összege stb.).  
- Amennyiben a projekt illeszkedik a pályázati kiírás által meghatározott  feltételekhez, szükséges a pályázathoz tartozó pályázati dokumentáció  beszerzése.  
- A pályázati útmutatóban foglaltak PONTOS betartása mellett ki kell tölteni a  pályázati adatlapot.  
- Be kell szerezni a pályázati adatlaphoz szervesen kapcsolódó, a pályázat  benyújtásához rendelkezésre bocsátandó dokumentumokat (környezetvédelmi  engedély, engedélyeztetési terv, önrészt igazoló dokumentum stb.).  
- A benyújtás előtt a kész, benyújtásra váró pályázatot MŐNDŐG ellenőrizzük, s  győződjünk meg arról, hogy a pályázat minden szempontból megfelel az  útmutatóban felsorolt formai követelményeknek.  
- Amennyiben a pályázatot kétféle (elektronikus és nyomtatott) formában is be kell  nyújtani, győződjünk meg arról, hogy a nyomtatott és az elektronikus verzió  egymással teljes mértékben megegyezik.  
- A pályázati útmutatóban meghatározott szervhez, a rendelkezésre álló határidőn  belül (és nem később!) nyújtsuk be a pályázatot.

A megadott maximális terjedelemben minden – így a szóköz is – beleszámít. A pályázók az adatlap elektronikus kitöltésénél nem is lépheti túl ezt a megadott terjedelmet, mert arra a program nem ad lehetőséget.

217/1998. (XŐŐ. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről (Ámr.)  
281/2006. (XŐŐ.23.) Korm. rendelet a 2007-2013. programozási időszakban az Európai  Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból  származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési  rendszerek kialakításáról szóló  
16/2006. (XŐŐ.28.) MeHVM-PM együttes rendelet a 2007-2013 időszakban az Európai  Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból  származó támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól  
255/2006. (XŐŐ. 8.) Korm. Rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai  Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból  származó támogatások felhasználásának alapvető szabályairól és felelős intézményeiről  
104/2007. (V. 9.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai és az  EQUAL Közösségi Kezdeményezés Program esetében alkalmazandó biztosítékokkal  kapcsolatos szabályokról szóló 54/2005. (ŐŐŐ. 26.) Korm. rendelet módosításáról
A Tanács 1083/2006/EK rendelete (2006. július 11.) az Európai Regionális Fejlesztési  Alapra, a Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések  megállapításáról és az 1260/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről  
A Tanács 1999. július 11-i 1083/2006/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési  Alap az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések  megállapításáról és 1260/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről  
A Bizottság 2006. december 8-i 1828/2006/EK rendelete a 1083/2006/EK tanácsi  rendelet végrehajtásának részletes szabályairól  
Az Európai Parlament és az Európai Unió Tanácsának 2006. július 5-i  1080/2006/EK Rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapról és a 1783/1999 EK  rendelet hatályon kívül helyezéséről. 

DAMJANOVŐCH K. – VÖRÖS A. (2003): Pályázati kisokos, Projekttervezés és  pályázatkészítés dióhéjban, Nemzeti Fejlesztési Hivatal-Tempus Közalapítvány, Budapest,  2003.  
Európáról módszeresen (tanári módszertani kézikönyv) – DHV Magyarország, Budapest  2002.  
Európai Uniós Pályázati Szakértők Szövetsége: www.uniospalyazat.com  Gazdasági és Közlekedési Minisztérium: www.gkm.hu  
GKM Multiplikátor Program: http://www.gkm.hu/dokk/main/gkm/kiseskozepv/  kkv_multipl/multipl_tudnivalok.html  
Magyar Kereskedelmi és Iparkamara: www.mkik.hu  
MATRA Projekt fejlesztő tréning tananyaga, Tempus Közalapítvány, Budapest, 2003.  Nemzeti Fejlesztési Hivatal: www.nfh.hu  
Vállalkozásfejlesztési Tanácsadó Intézet: http://www.european.hu/subpages/  magyar/palyazati_folyamat.htm
forrás: palyazat.gov.hu